Privacy Policy (Datenschutzerklärung)

Welche Daten wir verarbeiten, warum, wer Ihre Dokumente sieht und welche Rechte Sie haben. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Deutsche Fassung (maßgeblich)English version

Deutsche Fassung

Datenschutzerklärung

Stand: 02.10.2026 · Version 1.0

Ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werbung per E-Mail versenden wir nicht. Für einen Widerspruch genügt eine kurze Nachricht an info@germantranslators.de.

1. Verantwortlicher

German Translators
Mareike Kreuzer
Horst-Schork-Str. 186
67069 Ludwigshafen am Rhein
Deutschland
E-Mail: info@germantranslators.de

Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen ihn per E-Mail an info@germantranslators.de mit dem Betreff „Datenschutzbeauftragter“ oder per Post an die oben genannte Anschrift mit dem Zusatz „z. Hd. Datenschutzbeauftragter“. Ihre Nachricht wird vertraulich behandelt.

3. Auf einen Blick

Wir verwenden Ihre Dokumente nur, um Ihr Angebot zu erstellen und sie zu übersetzen, zu beglaubigen und zu liefern.
Beglaubigte Übersetzungen fertigen von deutschen Gerichten ermächtigte bzw. beeidigte Partnerübersetzer an, die in unserem Auftrag handeln.
Hochgeladene Dokumente löschen wir 30 Tage nach Abschluss Ihres Auftrags, sofern Sie nicht eine frühere Löschung verlangen oder das Gesetz eine längere Aufbewahrung vorschreibt.
Wir verkaufen keine Daten, nutzen Ihre Dokumente nicht für Werbung und nicht zum Training von Software.
Wir setzen keine Cookies, keine Analyse- und keine Tracking-Tools ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen.

4. Zwecke, Daten, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer

Zweck	Daten	Rechtsgrundlage	Speicherdauer
Bereitstellung der Website, Sicherheit (Server-Logfiles)	IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser, Betriebssystem, Referrer	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	14 Tage; bei Sicherheitsvorfällen bis zur Klärung
Anfrage über das Formular „Übersetzer beauftragen“	Name, E-Mail, Telefon (freiwillig), hochgeladene Dokumente, Sprache, Zweck, Termin, Nachricht	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen)	30 Tage, wenn kein Auftrag folgt
Auftrag: Übersetzung, Beglaubigung, Lieferung, Korrekturen	Kontakt-, Rechnungs- und Lieferdaten, Dokumente, Übersetzungen, Auftragsverlauf	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)	Dokumente und Übersetzungen: 30 Tage nach Abschluss; Auftragsdaten: siehe Rechnungen
Besondere Kategorien in Dokumenten (z. B. Religion auf einer Heiratsurkunde)	Daten nach Art. 9 DSGVO, die auf dem Dokument stehen	Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	wie Dokumente
Strafregisterdaten in Dokumenten (z. B. Führungszeugnis, PCC)	Daten nach Art. 10 DSGVO, die auf dem Dokument stehen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Verarbeitung allein zur Vorlage bei der Stelle, die das Dokument verlangt	wie Dokumente
Anfragen per E-Mail oder Kontaktformular	Name, E-Mail, Nachricht, Anhänge, ggf. Auftragsnummer	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (auftragsbezogen), sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	6 Monate nach Abschluss der Anfrage
Zahlung	Name, Betrag, Auftragsnummer, Zahlungsstatus	Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO	wie Rechnungen
Postversand von Originalen	Name, Anschrift, ggf. Sendungsnummer	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	3 Monate nach Zustellung
Online-Widerruf (§ 356a BGB)	Name, Auftrags- oder Angebotsnummer, E-Mail, Datum und Uhrzeit	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 356a BGB	bis zum Ablauf der Verjährungsfrist (3 Jahre zum Jahresende)
Rechnungen und Buchhaltung	Rechnungsdaten, Zahlungsbelege	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 147 AO, § 257 HGB)	8 bzw. 10 Jahre (siehe Abschnitt 11)
Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen	die jeweils erforderlichen Daten	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	bis zur Erledigung bzw. Verjährung

Unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sind: ein sicherer und stabiler Betrieb der Website, die Beantwortung von Anfragen, die noch keinen Auftrag betreffen, und die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen.

5. Website, Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei einem Hosting-Dienstleister betrieben, den wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet haben. Bei jedem Aufruf einer Seite werden die in der Tabelle genannten technischen Daten verarbeitet, damit die Seite ausgeliefert und Angriffe erkannt werden können.

Wir speichern keine Informationen auf Ihrem Endgerät und lesen keine aus, soweit dies nicht für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Diese Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Tools. Schriftarten und Grafiken werden lokal von unserem Server geladen; es findet keine Verbindung zu Servern Dritter wie Google Fonts statt.

6. Anfragen, Uploads und Aufträge

Wenn Sie über das Formular „Übersetzer beauftragen“ Dokumente hochladen, werden die Dateien verschlüsselt (TLS) übertragen. Wir nutzen sie nur, um die Dokumente zu prüfen, den Preis zu berechnen, die Übersetzung anzufertigen und beglaubigen zu lassen, sie zu liefern und Korrekturwünsche zu bearbeiten. Die Angabe der Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; ohne sie können wir jedoch kein Angebot erstellen und keine Übersetzung anfertigen.

Sensible Daten in Ihren Dokumenten

Personenstands- und Identitätsdokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (Art. 9 DSGVO), zum Beispiel die Religionszugehörigkeit auf einer Heirats- oder Geburtsurkunde. Hierfür bitten wir im Formular über ein eigenes Kontrollkästchen um Ihre ausdrückliche Einwilligung, diese Daten ausschließlich für Ihre Übersetzung zu verarbeiten. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig, wir können die Übersetzung dann aber nicht fortsetzen.

Polizeiliche Führungszeugnisse und ähnliche Dokumente enthalten Daten über strafrechtliche Verurteilungen (Art. 10 DSGVO). Wir verarbeiten diese Daten nur, weil Sie uns mit der Übersetzung dieses Dokuments beauftragen, damit Sie es bei der Stelle vorlegen können, die es verlangt. Wir werten den Inhalt nicht aus und nutzen ihn für keinen anderen Zweck.

Dokumente über andere Personen

Laden Sie Dokumente über andere Personen hoch (z. B. Ehepartner, Eltern oder Kinder), stellen Sie bitte sicher, dass Sie dazu berechtigt sind, und weisen Sie diese Personen auf diese Datenschutzerklärung hin. Für sie dient dieser Text zugleich als Information nach Art. 14 DSGVO; die Daten stammen von der auftraggebenden Person.

7. Kontakt per E-Mail und Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Für den E-Mail-Versand und -Empfang setzen wir einen E-Mail-Dienstleister als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO ein.

8. Zahlung

Sie können per Kredit- oder Debitkarte, Apple Pay oder Google Pay (abgewickelt über Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland), per PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg) oder per SEPA-Überweisung bezahlen. Wir geben nur die für die Zahlung nötigen Daten weiter (Name, Betrag, Auftragsnummer). Die Zahlungsdienstleister verarbeiten Ihre Zahlungsdaten als eigene Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen und können Betrugsprüfungen durchführen; dabei können Daten auch in die USA übermittelt werden (siehe Abschnitt 10). Nutzen Sie Apple Pay oder Google Pay, gelten zusätzlich die Datenschutzhinweise von Apple bzw. Google. Vollständige Kartennummern speichern wir nicht. Bei einer Überweisung verarbeitet unsere Bank die Zahlungsdaten.

9. Wer Ihre Daten erhält

Unser Team bearbeitet Anfragen und Aufträge, prüft die Übersetzungen und fertigt bestätigte Übersetzungen Deutsch–Englisch an. Zugriff haben nur Mitarbeitende, die an Ihrem Auftrag arbeiten; alle sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Partnerübersetzerinnen und Partnerübersetzer in Deutschland fertigen die beglaubigten Übersetzungen an. Sie handeln als unsere Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und dürfen Ihre Daten nur für Ihren Auftrag verwenden. Soweit sie gesetzlich verpflichtet sind, Angaben zu ihren Beglaubigungen aufzubewahren, erfüllen sie diese Pflicht in eigener Verantwortung.
Technische Dienstleister für Hosting, Speicherung hochgeladener Dateien und E-Mail – jeweils als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Zahlungsdienstleister (Stripe, PayPal, unsere Bank) – als eigene Verantwortliche.
Post- und Versanddienstleister für den Versand der Originale – Name und Anschrift.
Steuerberater, Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich ist.

10. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden oder diese auf Daten zugreifen – etwa bei der Auftragsabwicklung und Qualitätskontrolle oder bei Zahlungsdienstleistern –, geschieht dies nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO), für zertifizierte US-Unternehmen insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework, oder auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und strengen Zugriffsrechten. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage an info@germantranslators.de.

11. Wie lange wir Daten speichern

Hochgeladene Dokumente und Übersetzungsdateien: Löschung 30 Tage nach Abschluss Ihres Auftrags; auf Wunsch früher, sofern wir sie nicht noch für eine von Ihnen gewünschte Korrektur benötigen.
Anfragen ohne Auftrag: Löschung nach 30 Tagen.
Sonstige Anfragen: Löschung 6 Monate nach Abschluss der Anfrage.
Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre; Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre; Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB).
Server-Logfiles: 14 Tage.
Nach Ablauf der Fristen löschen wir die Daten oder schränken ihre Verarbeitung ein, solange eine Löschung noch nicht zulässig ist.

12. Wie wir Ihre Daten schützen

verschlüsselte Übertragung (TLS) für die Website, Uploads und Downloads
Zugriff nur für Personen, die an Ihrem Auftrag arbeiten
Löschung der Uploads nach Ablauf der Speicherfrist
schriftliche Vertraulichkeitsverpflichtungen für Mitarbeitende und Partner sowie Verträge nach Art. 28 DSGVO mit Auftragsverarbeitern

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO, siehe Kasten oben). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreiben Sie dazu an info@germantranslators.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

14. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz (Postanschrift: Postfach 30 40, 55020 Mainz), E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de, Website: www.datenschutz.rlp.de.

15. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

16. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Vertragsbedingungen finden Sie in unseren AGB.

English version (for information – the German version prevails)

Status: 2 October 2026 · Version 1.0

Your right to object (Art. 21 GDPR)
Where we process your data on the basis of legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR), you can object at any time on grounds relating to your particular situation. We will then stop, unless we can show compelling legitimate grounds that override your interests, rights and freedoms, or the processing serves legal claims. We do not send advertising emails. To object, a short message to info@germantranslators.de is enough.

1. Controller

German Translators
Mareike Kreuzer
Horst-Schork-Str. 186
67069 Ludwigshafen am Rhein
Germany
Email: info@germantranslators.de

More details are in our Impressum.

2. Data protection officer

We have appointed a data protection officer. You can reach the officer by email at info@germantranslators.de with the subject “Data protection officer”, or by post to the address above marked “Attn: Data protection officer”. Your message is treated confidentially.

3. At a glance

We use your documents only to prepare your quote and to translate, certify and deliver them.
Sworn translations are made by partner translators authorised or sworn by German courts, who act on our behalf.
We delete uploaded documents 30 days after your order is completed, unless you ask for earlier deletion or the law requires longer storage.
We do not sell data and do not use your documents for advertising or for training software.
We use no cookies and no analytics or tracking tools. Fonts are loaded from our own server.

4. Purposes, data, legal bases and retention

Purpose	Data	Legal basis	Retention
Providing the website, security (server log files)	IP address, date and time, page, browser, operating system, referrer	Art. 6(1)(f) GDPR	14 days; longer only to clear up a security incident
Request via the “Hire a translator” form	Name, email, phone (optional), uploaded documents, language, purpose, deadline, message	Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual steps)	30 days if no order follows
Order: translation, certification, delivery, corrections	Contact, billing and delivery details, documents, translations, order history	Art. 6(1)(b) GDPR (contract)	Documents and translations: 30 days after completion; order data: see invoices
Special categories in documents (e.g. religion on a marriage certificate)	Data under Art. 9 GDPR shown on the document	Art. 9(2)(a) GDPR (explicit consent) with Art. 6(1)(b) GDPR	as for documents
Criminal record data in documents (e.g. police clearance certificate)	Data under Art. 10 GDPR shown on the document	Art. 6(1)(b) GDPR; processed only so that you can submit the document to the body that asks for it	as for documents
Enquiries by email or contact form	Name, email, message, attachments, order number if any	Art. 6(1)(b) GDPR (order-related), otherwise Art. 6(1)(f) GDPR	6 months after the enquiry is closed
Payment	Name, amount, order number, payment status	Art. 6(1)(b) and (c) GDPR	as for invoices
Posting originals	Name, address, tracking number if any	Art. 6(1)(b) GDPR	3 months after delivery
Online withdrawal (§ 356a BGB)	Name, order or quote number, email, date and time	Art. 6(1)(c) GDPR with § 356a BGB	until the limitation period ends (3 years from the end of the year)
Invoices and accounting	Invoice data, payment records	Art. 6(1)(c) GDPR (§ 147 AO, § 257 HGB)	8 or 10 years (see section 11)
Pursuing and defending legal claims	the data needed in each case	Art. 6(1)(f) GDPR	until settled or time-barred

Our legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR) are: running a secure and stable website, answering enquiries that are not yet about an order, and pursuing or defending legal claims.

5. Website, hosting and server logs

Our website is run by a hosting provider that we have bound by contract as a processor under Art. 28 GDPR. Each time you open a page, the technical data listed in the table are processed so that the page can be delivered and attacks can be detected.

We do not store or read information on your device unless this is strictly necessary for a service you have expressly asked for (§ 25(2) No. 2 TDDDG). This website uses no cookies and no analytics or tracking tools. Fonts and graphics are loaded from our own server; there is no connection to third-party servers such as Google Fonts.

6. Requests, uploads and orders

When you upload documents with the “Hire a translator” form, the files are transferred encrypted (TLS). We use them only to check the documents, calculate the price, produce the translation, have it certified, deliver it and handle correction requests. You are not required by law to provide this data, but without it we cannot prepare a quote or translate your documents.

Sensitive data in your documents

Civil-status and identity documents may show special categories of personal data (Art. 9 GDPR), for example religion on a marriage or birth certificate. In the form we ask for your explicit consent, through a separate checkbox, to process this data solely for your translation. You can withdraw this consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR); processing before the withdrawal remains lawful, but we can then no longer continue the translation.

Police clearance certificates and similar documents contain data on criminal convictions (Art. 10 GDPR). We process this data only because you ask us to translate that document so that you can submit it to the body that requires it. We do not evaluate the content and do not use it for any other purpose.

Documents about other people

If you upload documents about other people (for example a spouse, parent or child), please make sure you are entitled to do so and point them to this Privacy Policy. For them, this text also serves as information under Art. 14 GDPR; the data comes from the person who placed the order.

7. Contact by email and contact form

When you write to us by email or with the contact form, we process your details to answer your enquiry. For sending and receiving emails we use an email provider acting as our processor under Art. 28 GDPR.

8. Payment

You can pay by credit or debit card, Apple Pay or Google Pay (processed by Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland), by PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg) or by SEPA bank transfer. We pass on only what is needed for the payment (name, amount, order number). The payment providers process your payment data as separate controllers under their own privacy notices and may carry out fraud checks; data may also be transferred to the USA (see section 10). If you use Apple Pay or Google Pay, the privacy notices of Apple or Google also apply. We do not store full card numbers. For bank transfers, our bank processes the payment data.

9. Who receives your data

Our team handles enquiries and orders, checks translations and produces certified German–English translations. Only staff working on your order have access, and all are bound to confidentiality.
Partner translators in Germany produce the sworn translations. They act as our processors under a contract pursuant to Art. 28 GDPR and may use your data only for your order. Where the law requires them to keep records of their certifications, they do so under their own responsibility.
Technical service providers for hosting, storage of uploaded files and email – each as a processor under Art. 28 GDPR.
Payment providers (Stripe, PayPal, our bank) – as separate controllers.
Postal and delivery services for posting originals – name and address.
Tax advisers, authorities and courts, where we are legally required to share data or it is needed to enforce claims.

10. Transfers to third countries

Where data is transferred to, or accessed by, recipients outside the European Union or the European Economic Area – for example for order handling and quality checks or by payment providers – this happens only if the conditions of Art. 44 et seq. GDPR are met: on the basis of an adequacy decision of the European Commission (Art. 45 GDPR), for certified US companies in particular the EU-U.S. Data Privacy Framework, or on the basis of the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46(2)(c) GDPR) with additional safeguards such as encryption and strict access rights. You can ask for a copy of the safeguards at info@germantranslators.de.

11. How long we keep your data

Uploaded documents and translation files: deleted 30 days after your order is completed; earlier on request, unless we still need them for a correction you asked for.
Requests without an order: deleted after 30 days.
Other enquiries: deleted 6 months after the enquiry is closed.
Invoices and accounting vouchers: 8 years; books and annual accounts 10 years; business letters 6 years (§ 147 AO, § 257 HGB).
Server logs: 14 days.
When a period ends, we delete the data or, if deletion is not yet allowed, restrict its processing.

12. How we protect your data

encrypted transfer (TLS) for the website, uploads and downloads
access only for people working on your order
deletion of uploads after the retention period
written confidentiality commitments for staff and partners, and contracts under Art. 28 GDPR with processors

13. Your rights

You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16 GDPR), erasure (Art. 17 GDPR), restriction of processing (Art. 18 GDPR), data portability (Art. 20 GDPR) and to object (Art. 21 GDPR, see the box above). You can withdraw any consent at any time with effect for the future (Art. 7(3) GDPR). Write to info@germantranslators.de. We reply within one month (Art. 12(3) GDPR).

14. Right to lodge a complaint

You can lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR), in particular in the member state where you live or work or where the alleged infringement took place. The authority responsible for us is: The State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information of Rhineland-Palatinate (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz), Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, Germany (postal address: Postfach 30 40, 55020 Mainz), email: poststelle@datenschutz.rlp.de, website: www.datenschutz.rlp.de.

15. No automated decisions

We do not make decisions based solely on automated processing, including profiling, that have legal effects on you or similarly significantly affect you (Art. 22 GDPR).

16. Changes

We update this Privacy Policy when our services or the law change. The version published on this page applies. Contract terms are in our Terms and Conditions.